Według Carol Dweck istnieje spora grupa ludzi, która uznaje teorię stałości cech. Uważają oni, że inteligencja i talent są dane raz na zawsze, sukces innych jest zagrożeniem, a feedback pokazuje braki. W kontrze do tych przekonań stoi teoria Growth mindset, która mówi, że porażka to możliwość nauki, inteligencja jest czymś co można rozwijać, a feedback daje możliwość wzrostu. Konstruktywna informacja zwrotna jest szansą na uczenie się i bycie coraz lepszym.
Feedback jest częścią mojej pracy od dawna, jednak Szkoła Agile pomogła mi dostrzec niedoskonałości nad którymi aktualnie pracuje i zwiększać efektywność przekazywania informacji zwrotnej.
W tej publikacji przedstawię zmiany które już wdrożyłam oraz planowane rozwiązania do implementacji w przyszłości.
Nonviolent Communication
Nonviolent Communication to model komunikacji przeciwdziałający przemocy werbalnej. Został rozpowszechniony przez Rosenberga.
NVC bazuje na założeniu, że konflikty biorą się z niezaspokojonych potrzeb. Rozładowanie konfliktu to z kolei poznanie niezaspokojonej potrzeby lub przedstawienie swojej. Stosując ten model zawsze dążę do osiągnięcia sytuacji Win-Win. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy rozumiem i akceptuję potrzebę drugiej strony oraz gdy przedstawię jasno i klarownie własne oczekiwania.
Stosując NVC zwracam szczególną uwagę na ton głosu oraz dobór odpowiednich słów. Koncentrując się na danej sytuacji, przestawiam ją w taki sposób, jakbym spoglądała z innej perspektywy. Staram się nie interpretować zachowania drugiej osoby, mówię o swoich uczuciach i potrzebach, nie oceniam.
Struktura rozmów w modelu NVC, która jest bazą dla mnie do pracy składa się z czterech części:
- Obserwacje. „Gdy widzę..”
- Uczucia: „To czuje…”
- Potrzeba: „Potrzebuję/ Ważne jest dla mnie….”
- Prośba: „Proszę Cię…”
„Komunikacja pracuje dla tych, którzy nad nią pracują”
– John Powell, kompozytor, twórca ścieżki dźwiękowej do takich produkcji jak X-Men Ostatni Bastion czy Han Solo: Gwiezdne wojny – historie.
Fuko
FUKO jest jednym z modeli, którego używam w swojej pracy aby udzielić konstruktywnej informacji zwrotnej. Jest to akronim powstały ze słów: Fakty, Uczucia, Konsekwencje, Oczekiwania. Jest to model bazujący na NVC. Pierwszym krokiem w FUKO jest klarowne przedstawienie swoich potrzeb. O jakich potrzebach mówimy? Być może to potrzeba większej autonomii lub bycia wysłuchanym? Może potrzebujemy więcej sensu albo odpoczynku? Być może brakuje nam równowagi między pracą a życiem prywatnym? Często niezaspokojone potrzeby mogą skutkować złością, rozczarowaniem, frustracją, zniecierpliwieniem a nawet przytłoczeniem czy smutkiem. Dzięki większej świadomości oraz znajomości m.in tego modelu, jestem w stanie prowadzić komunikację w taki sposób aby podczas wyrażania uczuć nie oceniać i nie interpretować zachowania drugiej strony.
Feedback w moim zespole
Gdzie stworzyłam miejsce na udzielanie informacji zwrotnej w naszym zespole? Do tej pory informacji zwrotnej udzielam zawsze na spotkaniach po zakończonym okresie próbnym. Spotkanie podsumowujące jest to dla całego zespołu szczególny moment. Nowy członek zespołu otrzymuje informację o przyjęciu na stałe do organizacji i jest to idealny czas na informację zwrotną zarówno od lidera zespołu, jak i od wszystkich jego członków. Jest to też czas, w którym również zespół otrzymuje informację zwrotną od nowo zatrudnionej osoby.
Spotkania, które są dobrym czasem na udzielenia sobie feedbacku to tzw.: „one-to-one”. Planuję poprowadzić je z każdą osobą z zespołu minimum raz na kwartał. Zakładam jednocześnie, iż być może zmienię tę częstotliwość ze względu na potrzeby, jakie się będą pojawiały w trakcie pracy. Biorę pod uwagę spotkania w formie „walk and talk”, online lub one-on-one w biurze. Planuję spotkania 30-minutowe i przewiduję, iż zwłaszcza pierwsze będą wymagały ode mnie odpowiedniego przygotowania.
Feedback mniej oficjalny
Ciekawą formą, którą poznałam na zajęciach jest zabawa „Dziękuję, Przepraszam, Podziwiam”. Wszystkie osoby zespołu nawzajem udzielają sobie feedbacku, mówiąc za co wybranej osobie dziękują, przepraszają i za co ją podziwiają. Jest to lekka forma, którą można poprowadzić podczas spotkań integracyjnych.
Mniej oficjalną i niezobowiązująca formą feedbacku może być Kudos. Możemy przeprowadzić go w formie offline oraz online. W przypadku formy offline, Kudos może mieć formę kopert, w których zostawiamy swoją informację zwrotną dla poszczególnych osób. Istnieje możliwość także podarowania Kudos w formie online, np. na kanale w Teams, w którym stworzymy przestrzeń do podziękowań i pochwał.
Ciekawym rozwiązaniem jest wprowadzenie cyklicznych, ograniczonych czasowo eventów, np.
“Thanksgiving week” czyli tydzień na bardziej intensywne podziękowania i dzielenie się swoimi refleksjami.
Sposoby na pozyskanie informacji zwrotnej
Konstruktywna, przemyślana informacja zwrotna jest wartością, gdyż pomaga się rozwijać całemu zespołowi, a to z kolei wpływa na jakość i efektywność pracy. Jeżeli zatem czuję, że potrzebuję informacji zwrotnej, po prostu o nią proszę. Nie jest to jednak proste. Ważne jest to, w jaki sposób prosimy i jakich słów używamy.
Podczas Szkoły Agile poznałam kilka schematów które ułatwiają mi skierowanie prośby o informację zwrotną. Poniżej podzielę się z Wami swoimi sposobami, zarówno nowo poznanymi jak i tymi, których używałam wcześniej:
- „Co mogłabym robić, lub przestać robić, aby ułatwić Ci współpracę ze mną?”
- „Co mogę zrobić inaczej?”
- „Jakie moje zachowanie sprawiło, że tak się poczułeś?”
- „Co Cię przybliża do współpracy, co oddala? ”
- „Jakie moje działania, zachowania Ci służą? O jaką zmianę chcesz mnie poprosić”
- „Jakie moje zachowanie Cię wspiera? Jakie nie wspiera?”
Teoria Growth Mindset zakłada, że wysiłek i praktyka prowadzą do mistrzostwa. Otwarty umysł to taki, który przyjmuje feedback i dzięki niemu rośnie i się rozwija. Zarówno przyjmowanie feedbacku jak i udzielanie go wymaga praktyki i wysiłku. Dlatego powoli ale systematycznie wdrażam i ćwiczę tą niełatwą sztukę.
Autor: Karolina Kłujszo, uczestniczka V edycji Szkoły Agile. Priorytetyzuje i współtworzę projekty związane z rozwojem i marketingiem produktu webowego. Skupiam się na znajdowaniu rozwiązań, nie przeszkód. Stawiam na samodzielność, która buduje zaangażowanie i odpowiedzialność.
