Szkoła Agile w praktyce

Szkoła Agile w praktyce

Szkolenia z reguły zwiększają kompetencje pracowników i przyczyniają się do poprawy efektywności ich pracy. Piszę z reguły, ponieważ część jest tak nudna i monotonna, że ciężko wyciągnąć z nich dużą wartość. Na szczęście Szkoła Agile to jedno z tych szkoleń, które faktycznie usprawniło moją pracę.

Dla mnie, jako młodego managera projektu, najważniejsze jest odnalezienie się w nowej roli. Nie ukrywam, że koordynowanie kilku zespołów i pracy kilkunastu osób przysparza mi wiele problemów. Szczególnie trudna jest zmiana perspektywy z szeregowego pracownika na osobę, która podejmuje decyzję, odpowiada za atmosferę i efektywność zespołu czy raportuje postępy prac. 

Szacowanie pracy

Pierwsze zajęcia, które zainspirowały mnie do wprowadzenia zmian w swoim, można by powiedzieć, dość niedojrzałym zarządzaniu to wyjazd, podczas którego w pierwszym dniu skupiliśmy się na Scrumie. Moim codziennym zadaniem jest planowanie zadań, zasobów i identyfikowanie potencjalnych przeszkód w projekcie. Jednak jak to bywa w pracy w dużej korporacji – natłok zadań i presja czasu często uniemożliwiają sumienne zaangażowanie się w te zadania. Mamy przecież setki arkuszy kalkulacyjnych, które trzeba wypełnić czy spotkań, na których od tygodni powtarzamy to samo, tylko inaczej ubierając to w słowa. Przez to często pomijamy „banalne” kwestie, takie jak porządna analiza wykonywanych zadań. 

Jedno z zadań podczas wyjazdu, które wydawało się dla jednych bardzo czasochłonne, a dla drugich wręcz niewykonalne – okazało się być dla mnie banalne. Zeszlifowanie drewnianej deski papierem ściernym zajęło mi 5 minut. Czyli 1/3 czasu sprintu. Początkowo szacowaliśmy wraz z zespołem, że to zadanie może zająć więcej niż 45 minut. A przecież jako zespół mieliśmy tą deskę w rękach i posiadaliśmy potrzebne narzędzia! 

Na szczęście w tym wypadku efektem niewykonania takiego zadania mógł być co najwyżej uśmiech wirtualnego klienta. Niestety w realnym życiu, tak mocne przeszacowanie pewnych zadań może wpłynąć na termin i koszt dostarczenia produktu, a nawet na negatywny odbiór zespołu przez klienta. Aby uniknąć podobnych sytuacji w pracy, postanowiłem, że każdy plan projektu musi być sumiennie zweryfikowany przez cały zespół. Wydaje się oczywiste? W korporacji w której pracuję, niektórzy project managerzy tworzą plany nawet bez udziału zespołu (sic!), nie wspominając o wspólnej weryfikacji. Opisana wyżej propozycja absolutnie nie jest gwarantem sukcesu, jednak pozwala zmniejszyć ryzyko znacznego przeszacowania lub niedoszacowania zadań. Kolejnym aspektem tego pomysłu jest odpowiedzialność – po wspólnej weryfikacji spoczywa ona na całym zespole, a nie tylko na project managerze. 

Komunikacja

Niestety efektywna komunikacja to umiejętność, która według mnie jest mocno niedoceniana. To przecież od niej w dużej mierze zależy jakość dostarczanego produktu, szczególnie jeśli pracujemy w zespołach rozproszonych. Każdy błąd komunikacyjny kosztuje zespół czas (i pieniądze) pozostały do kolejnego spotkania (najczęściej tydzień?), a w najgorszych wypadkach może okazać się przyczyną utraty projektu. 

Podczas szkolenia wyjazdowego uświadomiłem sobie jak różnie może zostać odebrany jeden komunikat. Od tamtej pory we wszystkich spotkaniach wprowadziłem podsumowania, żeby być pewnym że wzajemnie się rozumiemy. Część z osób w projekcie nie czuła się komfortowo, żeby poprosić o doprecyzowanie czy powtórzenie. Szczególnie, jeśli spotkanie przebiegało w innym języku niż ojczysty. Jeśli doszłaby do tego obecność osób z wysokimi stanowiskami – managerów lub nie daj Boże – dyrektorów, mamy idealną receptę na drętwe spotkanie z masą wątpliwości po nim. Wiedza zdobyta podczas Szkoły Agile o tym, jak różnie dany komunikat może być odebrany przez poszczególne osoby, daje mi natomiast możliwość poprowadzenia spotkań w taki sposób, abyśmy nie zostawiali po nich pytań bez odpowiedzi. 

Kontynuując temat komunikacji, warto wspomnieć o potężnym narzędziu jakim jest informacja zwrotna. Często różnie nazywana przez poszczególne osoby: feedback, krytyka, „przywalanie się”. Dla mnie istnieją dwie kategorie informacji zwrotnej. Odpowiednia (informacja zwrotna) oraz nieodpowiednia (krytyka). Granica między nimi jest umowna i elastyczna. Zależy ona od osoby, która ją daje, a szczególnie od osoby, która ją odbiera. Dzięki zajęciom z feedbacku poprawiłem swoją komunikację i umiejętność ograniczenia konfliktów w zespole. Dodatkową wartością dodaną podczas szkolenia była praca w grupach. Otwartość osób, które brały udział w szkoleniu, pozwalały na przećwiczenia hipotetycznych sytuacji, ale też zrozumienie, że umowna granica o której wspominałem, dla każdego znajduje się w innym miejscu. 

Priorytetyzacja

Każdy z nas ma swoje priorytety. Niestety, tylko nieliczni potrafią nimi zarządzać. Do czasu szkolenia myślałem jak wielu, że dobrze zarządzam swoimi priorytetami. Przecież to takie oczywiste! Rzeczywistość była taka, że chaos, który towarzyszył mi przy zmianie stanowiska, całkowicie sparaliżował moją pracę. Na początku nie byłem w stanie trafnie ocenić priorytetów. Wszystko dla mnie było ważne! Szkolenie uświadomiło mi, że trzeba poświęcić część mało ważnych zadań, żeby dostarczać te najważniejsze. Od tej pory używam osobistych „to-do list” i planuję wdrożenie oceny zadań zgodnie z macierzą Eisenhowera. Zamierzam też wprowadzić wspomnianą metodę do planowania projektów. Dzięki temu przy kolejnej trudnej decyzji o zaniechaniu pewnych zadań będzie mi zdecydowanie łatwiej ją podjąć.

Coaching

Szkoła Agile wiele mnie nauczyła, jednak największym odkryciem dla mnie były sesje coachingowe. Przez pierwsze miesiące nowej pracy tym, co uniemożliwiało mi sprawne działanie, były stres i niepewność. Brak wdrożenia i „wrzucenie na głęboką wodę” sprawiło, że nie byłem w stanie pracować na poziomie, którego od siebie oczekuję. Sesje coachingowe z Agatą pozwoliły mi spojrzeć na moje przeżycia i odczucia z innej perspektywy. Poziom stresu malał z każdym spotkaniem, a pewność siebie wzrastała. Po 5 sesjach czuję, że jestem w stanie w pełni sprostać zadaniom przed którymi stoję! Dodatkowo, nauczyłem się analizować wszystkie sytuacje w inny sposób niż do tej pory i jestem w stanie kontynuować proces samodoskonalenia.

Podsumowanie

Myślę, że wiedza którą zdobyłem podczas Szkoły Agile oraz zmiana nastawienia, którą wypracowałem na sesjach coachingowym, diametralnie wpłynie na moją pracę w przyszłości. Oprócz wartości merytorycznych, warto także wspomnieć o wielkim zastrzyku wiedzy i pomysłów, którymi wymienialiśmy się między sobą jako uczestnicy Szkoły. Uważam, że poświęcenie kilkunastu popołudni to niezbyt wygórowana cena za tak dużą dawkę wiedzy oraz poznanie tak wielu fantastycznych osób.

Autor: Maksymilian Radomski, uczestnik V edycji Szkoły Agile

Podoba Ci się ten tekst?
Udostępnij go znajomym!
Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
Czytaj kolejny lub przedni tekst
w tej kategorii
Szkoła Agile
Odkryj w sobie agile

Zaciekawiły Cie zwinne metody pracy?

Weź udział w niezwykłym programie rozwojowym. Zapraszamy do Szkoły Agile!